Ruben BuijsEl precio de una agencia de chatbots tiene tres partes: configuración, software y mantenimiento continuo. Pon precio a cada una según el trabajo y los costes que asumes. Un descuento en el software te da margen, pero no cubre soporte ilimitado.
Imagina que un cliente web te pide añadir un chatbot y mantenerlo actualizado. Necesitas un presupuesto que entienda y una tarifa que cubra tu trabajo. Vamos a crear ese presupuesto usando Growth a €588 al año. Todas las cifras excluyen IVA.
Empieza con tres precios, no una sola cuota mensual vaga
| Parte del presupuesto | Qué incluye | Qué definir |
|---|---|---|
| Configuración | Revisión de contenido, configuración, pruebas e instalación | Fuentes aprobadas, sitios web, preguntas de prueba y comprobaciones de lanzamiento |
| Software | La suscripción del proveedor y complementos seleccionados | Plazo de facturación, dominios, chatbots y límite de uso |
| Mantenimiento continuo | Revisión de respuestas, actualizaciones acordadas y soporte de configuración | Tiempo incluido, frecuencia y tarifa por trabajo extra |
| Trabajo extra | Nuevas integraciones, cambios importantes de contenido o uso adicional | Aprobación y precio antes de realizar el trabajo |
El cliente debe poder distinguir la licencia de software de tu servicio. Si también respondes a las conversaciones en vivo de sus visitantes, presupuesta ese personal aparte.
Un ejemplo sencillo: vende Growth por €588 al año
Tu cliente paga €588 al año por Growth. Con el 20% de descuento para revendedores, tú pagas a Boei €470,40 al año.
Tu margen de software es de €117,60 al año. Todas las cantidades excluyen IVA.
Esa es la diferencia entre el precio al cliente y tu coste de software. No incluye comisiones de pago ni el tiempo que dedicas a ayudar al cliente. Puedes cobrar un precio diferente a cada cliente.
Cobra la configuración y el mantenimiento por separado. Por ejemplo, una tarifa de configuración de €450 cubre el trabajo inicial. Un servicio mensual de €60 puede cubrir una cantidad claramente acordada de mantenimiento continuo. Esos son precios de servicio de ejemplo, no tarifas obligatorias de Boei.
Mantén tres líneas en tu presupuesto: software, configuración única y mantenimiento opcional. Así, tanto la factura del cliente como tu propio margen serán más fáciles de entender.
Haz que tu presupuesto sea fácil de aprobar
Así tendrás un presupuesto que el cliente puede leer de una vez. Verá el proyecto único, la factura anual de software y el servicio de mantenimiento opcional. Los precios de servicio a continuación son ejemplos que puedes adaptar.
| Concepto del presupuesto | Cargo al cliente | Alcance incluido |
|---|---|---|
| Configuración inicial | €450 una vez | Revisión de contenido aprobado, configuración, pruebas, instalación y traspaso |
| Software Growth | €588 al año | La suscripción anual seleccionada y su límite indicado |
| Mantenimiento continuo | €60 al mes | Una revisión programada y hasta una hora de cambios de contenido acordados |
| Trabajo extra | Presupuestado antes de empezar | Nuevos sistemas, cambios mayores de contenido o trabajo fuera del límite |
Nombra el sitio web y la cuenta en el presupuesto. Enumera aparte cualquier complemento de pago. Explica qué precios excluyen IVA y cómo gestionas un cambio de plan solicitado.
Pide al cliente que apruebe el alcance y el plazo de pago. Evita una línea abierta como "todo el soporte de chatbot incluido" si solo has presupuestado una hora al mes.
Asegúrate de que el servicio paga tu tiempo
El presupuesto para el cliente es claro. Ahora revisa el trabajo que hay detrás. El margen de software y los ingresos por servicio cubren costes diferentes.
Comprueba que la tarifa de configuración cubre tu trabajo
Supón que la incorporación lleva seis horas a un coste interno estimado de €50 por hora. Eso son €300 de coste de entrega. Una tarifa de configuración de €450 deja €150 antes de gastos de venta, generales e impuestos.
Escribe los entregables junto al precio. Por ejemplo: revisar contenido aprobado, configurar un chatbot, ejecutar las preguntas acordadas, instalarlo y dar al cliente una sesión de traspaso.
Sistemas extra pueden cambiar el trabajo. Un enlace de contacto es diferente a una acción que modifica una reserva o pedido. Revisa la integración antes de incluirla en un presupuesto cerrado.
Decide qué incluye la tarifa mensual de mantenimiento
Una tarifa de €60 no puede significar trabajo ilimitado. Acordad qué actualizaciones están incluidas y qué se considera un nuevo proyecto.
Un alcance útil de mantenimiento puede incluir una revisión programada de respuestas y un tiempo definido para cambios aportados por el cliente. Nombra a la persona de contacto que aprueba nueva información. Acordad cómo solicita el cliente cambios urgentes.
Mantén el alcance concreto. Cambiar un horario de apertura no es lo mismo que entrenar un nuevo catálogo de productos. Define una tarifa por trabajo extra o un proceso de presupuesto para cambios mayores.
Deja margen para un sitio web más activo
Identifica las unidades de facturación del plan antes de prometer un límite. Los créditos de IA no son automáticamente lo mismo que respuestas o conversaciones completas. El modelo y las acciones usadas pueden afectar el consumo.
Indica al cliente quién supervisa el uso, quién aprueba capacidad extra y cómo cambia la factura. No prometas IA ilimitada solo porque tu tarifa de servicio es fija.
El descuento de revendedor de Boei se aplica a planes regulares y complementos de suscripción. Las recargas únicas de créditos de IA, servicios y Custom Whitelabel están excluidos. Confirma los términos actuales antes de presupuestar un acuerdo especial.
Añade un portal con marca solo si el servicio lo necesita
Una empresa puede quitar la marca Boei con su plan regular o un complemento elegible. Una plataforma de agencia con marca es una opción aparte.
Custom Whitelabel cuesta €99 al mes sin IVA por entorno de agencia. Con cinco clientes de pago, una asignación simple es €19,80 por cliente al mes. Con diez clientes, es €9,90.
Presupuesta esto aparte de tu margen de software. Una tarifa mensual de agencia de €99 cuesta €1.188 al año, sin importar cómo la repartas entre los clientes.
Estas son asignaciones de planificación, no precios obligatorios al cliente. No dividas una tarifa fija de agencia entre clientes que esperas firmar pero que aún no pagan. Consulta las opciones de marca blanca antes de añadir este coste.
Presupuesta el trabajo conectado como un servicio aparte
Un chatbot que responde preguntas de horarios necesita un alcance diferente al que consulta un pedido o reserva una cita. En Boei, las acciones y flujos configurados pueden conectar esos pasos con los sistemas del cliente. Acordad la conexión, permisos, pruebas y revisiones antes de presupuestar.
Por ejemplo, doce horas a un coste interno estimado de €50 por hora son €600 de coste de entrega. Una tarifa de integración de ejemplo de €900 deja €300 antes de gastos de venta, generales e impuestos. Esto es un ejemplo de planificación, no una tarifa obligatoria de Boei ni una promesa de beneficio.
Con facturación mensual de agencia, los planes de clientes de pago, complementos recurrentes y Custom Whitelabel opcional forman una sola factura mensual de agencia. Boei mantiene un desglose por cliente. Tú decides qué facturar a cada cliente. La facturación anual de agencia usa una sola factura anual.
Considera que el software sea propiedad del cliente
Un acuerdo de afiliado deja la factura de software al cliente. Tú facturas tu propia configuración y mantenimiento. Eso puede simplificar la propiedad y el traspaso.
Los pagos de suscripción de Boei elegibles generan un 30% de comisión durante el primer año pagado del cliente. No uses esa comisión temporal como único fondo para un soporte que prometes indefinidamente.
Presupuesta el servicio para que siga funcionando después de que termine la comisión. Compara opciones de afiliado y revendedor antes de decidir quién debe facturar el software.
Ajusta las fechas de pago a las facturas que asumes
El ejemplo anual muestra si el servicio financia el trabajo previsto. No muestra cuándo llega el dinero a tu banco. Una factura anual de software puede llegar antes que todas tus cuotas mensuales de cliente.
Si tu cliente paga el cargo de software de €588 al inicio del año, cubre la factura de proveedor de ejemplo de €470,40. Si repartes ese cargo en doce meses, cobras €49 cada vez. Tu agencia aún debe financiar el pago inicial al proveedor.
| Opción de pago del cliente | Qué debe planificar tu agencia |
|---|---|
| Cargo anual de software por adelantado | Explica el plazo del servicio y cuándo vence la renovación |
| Cargo mensual de software con facturación anual al proveedor | Financia el pago inicial y define condiciones de cancelación |
| El cliente paga al proveedor de software | Mantén tus facturas de configuración y mantenimiento aparte |
Elige el acuerdo antes de enviar el presupuesto. Un total anual rentable aún puede crear un problema de liquidez si los pagos llegan tarde. No asumas que el descuento de revendedor elimina ese riesgo.
Usa los primeros meses para mejorar el siguiente presupuesto
Lleva un registro mensual breve del tiempo de mantenimiento, solicitudes extra y uso de software. Compáralo con el presupuesto tras los primeros meses. No necesitas un sistema complejo de informes para detectar un desajuste.
Si el cliente usa muy poco soporte, el alcance original puede ser correcto. Si cada revisión requiere varias horas, averigua por qué. Puede que el contenido fuente, el proceso de aprobación del cliente o la promesa de servicio necesiten cambios.
Habla de un alcance revisado antes de la renovación en vez de hacer trabajo no pagado en silencio. El objetivo es un servicio que puedas seguir prestando cuando tengas más clientes. Una tarifa de configuración única no financia trabajo continuo para siempre.
El presupuesto debe funcionar tanto para tu agencia como para tu cliente. Consulta los planes de agencia y opciones de partners de Boei para la parte de software de tu próxima propuesta.
Preguntas frecuentes
¿El descuento de revendedor es mi beneficio?
Es una diferencia de precio de software. Tu trabajo y otros gastos aún necesitan financiación. Llámalo margen de software hasta que hayas contado esos costes.
¿Debo copiar el precio mensual de otra agencia?
Úsalo como referencia, no como tu cálculo de costes. Su alcance, trabajo, uso y contrato pueden ser diferentes a los tuyos.
¿Puedo incluir la suscripción en un paquete de mantenimiento?
Sí, si el cliente entiende lo que está incluido. Mantén claro el plazo del software, el límite de uso y las obligaciones de servicio aunque la factura tenga un solo total.
¿Necesito un contrato largo?
Elige condiciones que cubran los costes que asumes. Un pago anual al proveedor crea un compromiso de liquidez diferente a una factura mensual al cliente. Explica eso antes de firmar.