Prijzen voor chatbotdiensten: zo maak je een offerte

Chatbot agency prijzen bestaan uit drie delen: installatie, software en doorlopende zorg. Prijs elk onderdeel op basis van het werk en de kosten die je maakt. Een softwarekorting geeft ruimte voor marge, maar betaalt niet voor onbeperkte support.

Stel je voor dat een webklant je vraagt een chatbot toe te voegen en up-to-date te houden. Je hebt een offerte nodig die zij begrijpen en een vergoeding die jouw werk dekt. We bouwen die offerte met Growth voor €588 per jaar. Alle bedragen zijn exclusief btw.

Begin met drie prijzen, niet één vage maandelijkse vergoeding

De klant moet het verschil kunnen zien tussen een softwarelicentie en jouw dienstverlening. Als je ook live gesprekken van hun bezoekers beantwoordt, geef daar dan apart een prijs voor op.

Een eenvoudig voorbeeld: verkoop Growth voor €588 per jaar

Je klant betaalt €588 per jaar voor Growth. Met de 20% resellerkorting betaal jij Boei €470,40 per jaar.

Je softwaremarge is €117,60 per jaar. Alle bedragen zijn exclusief btw.

Dat is het verschil tussen de klantprijs en jouw softwarekosten. Dit is exclusief betalingskosten of de tijd die je besteedt aan klantondersteuning. Je mag een andere klantprijs rekenen.

Reken installatie en onderhoud apart. Bijvoorbeeld, een installatievergoeding van €450 dekt het eerste werk. Een maandelijkse service van €60 kan een duidelijk afgesproken hoeveelheid doorlopende zorg dekken. Dit zijn voorbeeldprijzen voor diensten, geen verplichte Boei-kosten.

Houd drie regels op je offerte: software, eenmalige installatie en optionele doorlopende zorg. Zo zijn zowel de factuur van de klant als jouw marge duidelijker.

Maak je offerte makkelijk goed te keuren

Zo heb je een offerte die de klant in één keer kan lezen. Ze zien het eenmalige project, de jaarlijkse softwarefactuur en de optionele onderhoudsservice. De onderstaande serviceprijzen zijn voorbeelden die je kunt aanpassen.

Noem de website en het account op de offerte. Zet betaalde add-ons apart op de lijst. Leg uit welke prijzen exclusief btw zijn en hoe je omgaat met een gevraagde wijziging van het abonnement.

Vraag de klant om akkoord op de scope en de betalingstermijn. Vermijd een open omschrijving zoals "alle chatbotondersteuning inbegrepen" als je slechts één uur per maand hebt ingepland.

Zorg dat de dienst je tijd dekt

De klantgerichte offerte is duidelijk. Controleer nu het werk erachter. Softwaremarge en service-inkomsten dekken verschillende kosten.

Controleer of de installatievergoeding je werk dekt

Stel dat onboarding zes uur duurt tegen een interne kostprijs van €50 per uur. Dat is €300 aan leveringskosten. Een installatievergoeding van €450 laat €150 over vóór verkoopkosten, overhead en belasting.

Schrijf de op te leveren onderdelen naast de prijs. Bijvoorbeeld: review van goedgekeurde content, configuratie van één chatbot, uitvoeren van de afgesproken vragen, installatie en een overdrachtsessie voor de klant.

Extra systemen kunnen het werk veranderen. Een contactlink is anders dan een actie die een boeking of bestelling wijzigt. Controleer de integratie voordat je deze in een vaste offerte opneemt.

Bepaal wat de maandelijkse onderhoudsvergoeding inhoudt

Een vergoeding van €60 betekent niet onbeperkt werk. Spreek af welke updates inbegrepen zijn en wat als nieuw project geldt.

Een nuttige onderhoudsscope kan één geplande antwoordcontrole en een afgesproken tijdslimiet voor door de klant aangeleverde wijzigingen bevatten. Noem de contactpersoon die nieuwe informatie goedkeurt. Maak afspraken over hoe de klant spoedwijzigingen aanvraagt.

Houd de scope concreet. Een openingstijd vervangen is iets anders dan een nieuw productassortiment trainen. Definieer een tarief voor extra werk of een offerteproces voor grotere wijzigingen.

Houd rekening met een drukkere website

Bepaal de facturatie-eenheden van het abonnement voordat je een limiet belooft. AI-credits zijn niet automatisch hetzelfde als antwoorden of volledige gesprekken. Het model en de gebruikte acties kunnen het verbruik beïnvloeden.

Vertel de klant wie het gebruik monitort, wie extra capaciteit goedkeurt en hoe de factuur verandert. Beloof geen onbeperkte AI alleen omdat je servicevergoeding vast is.

De Boei resellerkorting geldt voor reguliere abonnementen en add-ons. Eenmalige AI-credit aankopen, diensten en Custom Whitelabel zijn uitgesloten. Controleer de actuele voorwaarden voordat je een speciale afspraak aanbiedt.

Voeg een branded portal alleen toe als de dienst dat nodig heeft

Een enkele onderneming kan Boei-branding verwijderen via het reguliere abonnement of een geschikte add-on. Een branded agency platform is een aparte keuze.

Custom Whitelabel kost €99 per maand exclusief btw per agency-omgeving. Met vijf betalende klanten is een eenvoudige verdeling €19,80 per klant per maand. Bij tien klanten is dat €9,90.

Begroot dit apart van je softwaremarge. Een maandelijkse agencyvergoeding van €99 kost €1.188 per jaar, ongeacht hoe je dit over klanten verdeelt.

Dit zijn planningsverdelingen, geen verplichte klantprijzen. Deel een vaste agencyvergoeding niet door klanten die je nog hoopt te krijgen maar die nog niet betalen. Zie white-label opties voordat je deze kosten toevoegt.

Offerteer gekoppeld werk als aparte dienst

Een chatbot die openingstijden beantwoordt heeft een andere scope dan één die een bestelling controleert of een afspraak boekt. In Boei kunnen geconfigureerde acties en workflows die stappen koppelen aan de systemen van de klant. Maak afspraken over de koppeling, rechten, testen en doorlopende controles voordat je een offerte maakt.

Bijvoorbeeld, twaalf uur werk tegen een interne kostprijs van €50 per uur is €600 aan leveringskosten. Een voorbeeldintegratievergoeding van €900 laat €300 over vóór verkoopkosten, overhead en belasting. Dit is een planningsvoorbeeld, geen verplichte Boei-kost of winstbelofte.

Bij maandelijkse agency facturatie vormen betaalde klantabonnementen, terugkerende add-ons en optionele Custom Whitelabel samen één maandelijkse agencyfactuur. Boei houdt een uitsplitsing per klant bij. Je bepaalt nog steeds zelf wat je aan elke klant factureert. Jaarlijkse agency facturatie gebruikt één jaarlijkse factuur.

Overweeg in plaats daarvan klant-eigendom van software

Bij een affiliate-regeling blijft de softwarefactuur bij de klant. Jij factureert je eigen installatie en onderhoud. Dat kan eigendom en overdracht vereenvoudigen.

In aanmerking komende Boei-abonnementsbetalingen leveren 30% commissie op tijdens het eerste betaalde jaar van de klant. Gebruik die tijdelijke commissie niet als enige financiering voor support die je voor onbepaalde tijd belooft.

Offerteer de dienst zo dat deze ook werkt nadat de commissie stopt. Vergelijk affiliate- en reselleropties voordat je beslist wie de software factureert.

Stem de betaaldatums af op de facturen die je krijgt

Het jaarlijkse voorbeeld laat zien of de dienst het geplande werk dekt. Het laat niet zien wanneer het geld op je rekening staat. Een jaarlijkse softwarefactuur kan komen voordat je alle maandelijkse klantbetalingen hebt ontvangen.

Als je klant de €588 softwarekosten aan het begin van het jaar betaalt, dekt dat de voorbeeldfactuur van €470,40 aan de leverancier. Als je die klantbetaling over twaalf maanden spreidt, ontvang je telkens €49. Je agency moet dan nog steeds de vooruitbetaling aan de leverancier financieren.

Maak de keuze voordat je de offerte verstuurt. Een winstgevend jaartotaal kan alsnog een kasprobleem opleveren als betalingen te laat binnenkomen. Ga er niet vanuit dat de resellerkorting dat risico wegneemt.

Gebruik de eerste maanden om je volgende offerte te verbeteren

Houd maandelijks kort bij hoeveel tijd je aan onderhoud besteedt, extra verzoeken en softwaregebruik. Vergelijk dit na de eerste maanden met de offerte. Je hebt geen ingewikkeld rapportagesysteem nodig om een verschil te zien.

Als de klant weinig support gebruikt, is de oorspronkelijke scope waarschijnlijk goed. Als elke controle meerdere uren kost, zoek dan uit waarom. De broncontent, het goedkeuringsproces van de klant of de servicebelofte kan aanpassing nodig hebben.

Bespreek een aangepaste scope vóór verlenging, in plaats van stilzwijgend onbetaald werk te doen. Het doel is een dienst die je kunt blijven leveren als je meer klanten hebt. Een eenmalige installatievergoeding financiert niet voor altijd doorlopend werk.

De offerte moet werken voor jouw agency én voor de klant. Bekijk Boei's agency-abonnementen en partneropties voor het softwaregedeelte van je volgende voorstel.

Veelgestelde vragen

Is de resellerkorting mijn winst?

Het is een prijsverschil op software. Je arbeid en andere kosten moeten nog steeds worden gedekt. Noem het softwaremarge totdat je die kosten hebt meegerekend.

Moet ik de maandprijs van een andere agency kopiëren?

Gebruik het als context, niet als jouw kostprijsberekening. Hun scope, arbeid, gebruik en contract kunnen afwijken van die van jou.

Mag ik het abonnement opnemen in een onderhoudspakket?

Ja, als de klant begrijpt wat inbegrepen is. Houd de looptijd van de software, het gebruikslimiet en de serviceverplichtingen duidelijk, ook als de factuur één totaalbedrag heeft.

Heb ik een lang contract nodig?

Kies voorwaarden die de kosten dekken die je maakt. Een jaarlijkse betaling aan de leverancier geeft een andere kasverplichting dan een maandelijkse klantfactuur. Leg dat uit vóór ondertekening.