Ruben BuijsIhr nächster Chatbot-Kunde bezahlt Sie vielleicht bereits für die Wartung seiner Website. Beginnen Sie mit einem Problem, auf das Sie hinweisen können: wiederkehrende Serviceanfragen, verpasste Anfragen oder Besucher, die nicht den richtigen Kontakt finden.
Dieser Leitfaden begleitet eine fiktive Zahnarztpraxis, Harbor Dental, vom ersten Gespräch bis zum Start. Das Ziel ist ein Service, den Sie vorführen, anbieten und dauerhaft liefern können.
Beginnen Sie mit den Fragen, die das Unternehmen bereits erhält
Bitten Sie den Kunden, häufige Fragen aus aktuellen E-Mails, Anrufen oder Live-Chats zu sammeln. Gruppieren Sie diese nach dem Bedarf des Besuchers: Öffnungszeiten, Lieferung, Service-Details oder Hilfe bei der Auswahl.
Wählen Sie eine kleine Gruppe mit zuverlässigen Informationsquellen. Wenn sich das Personal über die Antwort uneinig ist, beheben Sie die Quelle, bevor Sie einen Chatbot darauf trainieren.
Zum Beispiel erhält die fiktive Praxis Harbor Dental Fragen zu Öffnungszeiten und Terminen. Beginnen Sie mit freigegebenen Antworten zu den Öffnungszeiten und einem Anfrageweg. Versprechen Sie keine automatischen Buchungen, es sei denn, die Buchungsfunktion ist eingerichtet und getestet.
Entscheiden Sie, ob ein Chatbot geeignet ist
| Kundensituation | Erste Antwort |
|---|---|
| Häufige Fragen mit stabilen Antworten | Ein fokussiertes Chatbot-Pilotprojekt kann helfen |
| Fehlende oder widersprüchliche Website-Informationen | Korrigieren Sie zunächst die Angaben |
| Wenig Traffic und wenige Anfragen | Verbessern Sie die Website oder Akquise, bevor Sie umfangreiche Automatisierung verkaufen |
| Fragen erfordern persönliche Einschätzung | Leiten Sie diese an das Team weiter, statt Antworten zu erfinden |
| Der Kunde erwartet, dass Mitarbeiter Live-Chats beantworten | Vereinbaren Sie die Besetzung separat |
Eine gute Empfehlung kann ein kleineres Projekt sein. Das ist besser, als Wartungsarbeiten zu verkaufen, die der Kunde nicht benötigt.
Beginnen Sie das Gespräch mit einem konkreten Angebot
Sobald Sie die wiederkehrende Frage kennen, bieten Sie an, ein kleines Beispiel zu zeigen. Sie brauchen keine Präsentation über KI, um dieses Gespräch zu beginnen.
Ihr Team erhält mehrere Fragen zu Öffnungszeiten und Terminen. Ich kann Ihnen einen Website-Assistenten zeigen, der aus Ihren freigegebenen Informationen antwortet und Anfragen an das Team weiterleitet. Möchten Sie eine kleine Demo ansehen?
Für Harbor Dental ist das eine Einladung, ein bekanntes Problem zu lösen. Die Praxis kann das Ergebnis beurteilen, bevor sie sich auf ein größeres Projekt einlässt. Vereinbaren Sie, welche öffentlichen oder bereitgestellten Inhalte Sie für die Demo verwenden dürfen.
Erstellen Sie eine Demo auf Basis der freigegebenen Informationen
Mit Boei kann eine freigegebene Agentur einen Kundentest direkt von der Website-Adresse des Kunden starten. Boei erstellt den Chatbot und findet Seiten über die Website und die Sitemap. Sie können die Demo vorbereiten und die Antworten prüfen, bevor Sie den Kunden einladen.
Die Website liefert einen ersten Entwurf, aber keinen fertigen Kundenservice. Überprüfen Sie die gefundenen Seiten, ergänzen Sie fehlende Informationen mit freigegebenen FAQs und testen Sie die gesammelten Fragen. Nutzen Sie die Erlaubnis des Kunden und freigegebene öffentliche oder bereitgestellte Inhalte.
Für Harbor Dental testen Sie eine Frage zu den Öffnungszeiten, einen fehlenden Preis und eine Anfrage nach menschlicher Hilfe. Verfolgen Sie eine Anfrage bis in das Postfach des Teams. Die Demo sollte die Übergabe genauso klar machen wie die Antwort.
Boeis Trainingsquellen und Optionen für menschlichen Kontakt unterstützen diese beiden Teile des Services. Eine Buchungs- oder Bestellfunktion benötigt weiterhin eine eigene Verbindung und einen Test.
Fügen Sie eine verbundene Aufgabe hinzu, wenn der Kunde sie benötigt
Die erste Demo kann Terminanfragen sammeln. Ein größerer Service kann die tatsächliche Verfügbarkeit prüfen und einen Termin buchen, nachdem Google Kalender verbunden und Buchungen aktiviert wurden. Für einen Händler kann eine konfigurierte Aktion eine Bestellung über den verbundenen Shop oder die API abrufen.
Behandeln Sie dies als separaten Leistungsumfang. Testen Sie die Verbindung, die Antworten und die Übergabe, wenn eine Anfrage einen Menschen benötigt. Boeis Workflows, gemeinsames Postfach und CRM helfen Ihnen, diese Schritte zu verbinden. Nennen Sie eine Anfrage nicht eine abgeschlossene Buchung.
Sie können für jeden Kunden-Chatbot ein verfügbares KI-Modell wählen, einschließlich Mistral oder Claude. Die Modellauswahl und der Kreditverbrauch können sich ändern. Die Auswahl des Modells allein macht das Crawling und alle anderen Dienste nicht automatisch EU-exklusiv.
Machen Sie aus der Demo ein klares Angebot
Ihr Setup kann Inhaltsprüfung, Konfiguration, Antworttests, Installation und eine kurze Übergabe umfassen. Laufende Arbeiten können vereinbarte Inhaltsänderungen und Antwortprüfungen beinhalten.
Trennen Sie die Verantwortlichkeiten des Kunden. Er liefert korrekte Unternehmensinformationen und genehmigt Änderungen. Sein Personal bearbeitet die von Ihnen weitergeleiteten Gespräche, sofern Ihr Vertrag diesen Service nicht einschließt.
Verwenden Sie eine einfache Leistungsbeschreibung:
Wir konfigurieren einen Website-Chatbot mit den von Ihnen freigegebenen Quellen. Wir testen die vereinbarten Fragen und installieren ihn auf der genannten Website. Die laufende Betreuung umfasst die im Angebot angegebene Aktualisierungszeit. Neue Systeme, größere Inhaltsänderungen und betreuter Live-Chat erfordern eine separate Vereinbarung.
Passen Sie dieses Beispiel an Ihr Projekt an. Es ist eine Servicebeschreibung, kein vollständiger rechtlicher Vertrag.
Entscheiden Sie, wem das Konto gehört und wer bezahlt
Manche Kunden möchten ihr eigenes Abonnement und Eigentum. Andere möchten, dass die Agentur Software und Service gemeinsam in Rechnung stellt.
Im Boei-Kundenkonto teilen Sie Ihren Affiliate-Anmeldelink und fordern dann Verwaltungszugriff an. Der Kunde genehmigt den Zugriff und kann ihn widerrufen. Im freigegebenen Reseller-Modell zahlt Ihre Agentur an Boei und stellt dem Kunden die Rechnung.
Bei monatlicher Agenturabrechnung bilden Reseller-Kundenpläne, wiederkehrende Add-ons und optionales Custom Whitelabel eine monatliche Agenturrechnung mit Aufschlüsselung in Boei. Sie stellen Ihren Kunden selbst die Rechnung.
Keine der beiden Varianten erfordert das Teilen von Passwörtern. Lesen Sie die Agenturoptionen, bevor Sie ein bestimmtes Abrechnungsmodell zusagen.
Machen Sie den Preis verständlich
Zeigen Sie Einrichtung, Software und laufende Arbeiten getrennt, auch wenn Sie sie später auf einer Rechnung zusammenfassen. Erklären Sie das Nutzungslimit und den Freigabeprozess für zusätzliche Kapazität.
Stellen Sie Ihren Preis aus Lieferkosten und Kundenwert zusammen. Verwenden Sie nicht die behaupteten Einnahmen eines anderen Anbieters als Beweis für den Verdienst Ihrer Agentur. Erstellen Sie ein klares Chatbot-Service-Angebot mit getrennten Preisen für Software, Einrichtung und Betreuung.
Geben Sie dem Pilotprojekt ein klares Ziel
Ein Pilotprojekt braucht ein klares Ziel. Vereinbaren Sie, welche Fragen und welche Website Sie abdecken, wer die Informationen genehmigt und was als nützliches Ergebnis gilt. Halten Sie diese Entscheidungen in einem kurzen gemeinsamen Dokument fest.
Für Harbor Dental könnte der erste Umfang Öffnungszeiten, Informationen für neue Patienten und Terminanfragen abdecken. Der Chatbot sollte aus den freigegebenen Inhalten antworten und unsichere Anfragen an das Unternehmen weiterleiten. Er sollte nicht behaupten, selbst einen Termin zu buchen.
| Vor dem Pilotprojekt | Beim Review |
|---|---|
| Nennen Sie die Website und die freigegebenen Quellen | Prüfen Sie, ob das Widget die richtigen Unternehmensinformationen nutzt |
| Schreiben Sie die häufigen Fragen gemeinsam auf | Testen Sie diese erneut mit dem Kunden |
| Vereinbaren Sie, was der Chatbot nicht tun darf | Probieren Sie fehlende Details und Anfragen außerhalb des Umfangs |
| Bestimmen Sie, wer Anfragen erhält | Verfolgen Sie eine Testanfrage bis ins Postfach des Teams |
| Nennen Sie den Inhaltsverantwortlichen | Bestätigen Sie, wie zukünftige Änderungen Sie erreichen |
| Legen Sie die Pilotgebühr oder Testbedingungen fest | Entscheiden Sie, ob Sie fortfahren, den Umfang ändern oder stoppen |
Der Kunde kann dann eine nützliche Arbeit genehmigen. Sie haben auch einen klaren Grund, ein kleines Pilotprojekt nicht unnötig auszuweiten.
Beantworten Sie die Fragen, die einen Verkauf verzögern können
Auch eine nützliche Demo wirft Fragen auf. Beantworten Sie diese mit etwas, das der Kunde sehen oder prüfen kann.
| Der Kunde fragt | Eine nützliche Antwort |
|---|---|
| Was, wenn eine Antwort falsch ist? | Zeigen Sie ein Beispiel für eine fehlende Antwort, die verwendete Quelle und den Weg zu einer Person |
| Warum soll ich Sie bezahlen, wenn es schon ein Abo gibt? | Verweisen Sie auf Inhaltsprüfung, Tests, Installation und Übergabe in Ihrem Angebot |
| Behalte ich die Kontrolle? | Erklären Sie den Kontobesitz und zeigen Sie, wie der Verwaltungszugriff entzogen werden kann |
| Kann die monatliche Gebühr festgelegt werden? | Definieren Sie die enthaltene Betreuungszeit und wie Mehrnutzung oder eine neue Integration genehmigt wird |
Für Harbor Dental ist der Test der Terminanfrage besonders nützlich. Eine an den Empfang gesendete Anfrage lässt sich leicht überprüfen. Eine Behauptung, dass ein Termin gebucht wurde, erfordert ein verbundenes Buchungssystem, das diese Aktion tatsächlich ausführt.
Legen Sie die Agentur-Datenverarbeitungskette offen
Die Agency DPA gilt für Reseller-Kundenkonten, bei denen Ihre Agentur Vertragspartner von Boei ist. Sie nennt den Kunden als Verantwortlichen, Ihre Agentur als Auftragsverarbeiter und Boei als Unterauftragsverarbeiter. Der vollständige Anhang zu den Unterauftragsverarbeitern ist enthalten. Vereinbaren Sie mit jedem Kunden eine eigene Auftragsverarbeitung und holen Sie die erforderliche Genehmigung ein. Diese Standard-Agenturvereinbarung erfordert kein Scale für jedes Kundenkonto; individuell ausgehandelte Bedingungen sind eine separate Vereinbarung.
Hinterlassen Sie dem Kunden eine nutzbare Übergabe
Senden Sie zum Start eine kurze Dokumentation der Website, des Kontoinhabers, der Trainingsquellen und des Kontaktwegs. Geben Sie an, wer Inhaltsaktualisierungen vornimmt und wer Besucheranfragen beantwortet. Notieren Sie, wie der Kunde Sie bei Problemen erreicht.
Prüfen Sie, dass der Kunde sich mit eigenen Daten anmelden kann, wenn er das Konto besitzt. Teilen Sie ihm mit, wie er Ihren Zugriff entfernen kann. Vereinbaren Sie, was mit laufenden Servicegebühren passiert, wenn er zu einem anderen Designer wechselt.
Bei einer Reseller-Vereinbarung erklären Sie, dass die Agentur die Software-Rechnung und den First-Level-Support übernimmt. Halten Sie diese Verantwortung im Servicevertrag sichtbar. Ein gebrandetes Dashboard sollte den Kunden nicht im Unklaren lassen, an wen er sich wenden kann.
Prüfen Sie das Ergebnis nach dem Start
Überprüfen Sie echte Fragen und die daraus resultierenden Verbesserungen. Dokumentieren Sie Wartungszeiten, fehlende Antworten und nützliche Anfragen. Vergleichen Sie diese Beobachtungen mit Ihren Zusagen.
Nutzen Sie das erste Projekt, um das nächste Angebot zu verbessern. Wenn der Support doppelt so lange dauert wie geplant, ändern Sie den Umfang oder Preis, bevor Sie weitere Kunden aufnehmen.
Ein nützliches erstes Projekt verschafft Ihnen einen Service, den Sie erklären, bepreisen und wiederholen können. Entdecken Sie Boei für Agenturen, wenn Sie bereit sind, für den ersten Kunden zu bauen.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich die Chatbot-Software selbst entwickeln?
Nein. Sie können eine bestehende Plattform nutzen und für Konfiguration, Installation und laufende Arbeiten abrechnen. Wählen Sie die Plattform passend zur Aufgabe des Kunden.
Sollte ich mit einer White-Label-Plattform starten?
Nur wenn der Kundenservice es benötigt. Kontozugriff und ein funktionierender Chatbot können beim ersten Projekt wichtiger sein als ein gebrandetes Dashboard.
Kann ich mehr Leads garantieren?
Garantieren Sie keinen Anstieg ohne Beweise und eine klare Messmethode. Vereinbaren Sie eine nützliche Aufgabe und prüfen Sie, was tatsächlich passiert.