Automatische antwoorden op WhatsApp: De Ultieme Gids

Ruben Buijs

Founder & Digital Consultant

Written on Nov 21, 2023

6 minutes

Blog

Het beheren van klantcommunicatie terwijl je een bedrijf runt, kan overweldigend zijn. Gelukkig biedt het instellen van automatische antwoorden op WhatsApp een efficiënte manier om bij te blijven met berichten en kwalitatieve klantenservice te leveren.

In deze gids nemen we je stap voor stap mee door het instellingsproces voor zowel persoonlijke als zakelijke WhatsApp-accounts, delen we handige tips en geven we je creatieve voorbeelden om je publiek beter te betrekken.

Inhoudsopgave

  1. Wat is een geautomatiseerd antwoord op WhatsApp?
  2. Waarom heb je het nodig- zakelijk of privé?
  3. Hoe stel je een auto reply in voor je persoonlijke WhatsApp-berichten?
  4. Hoe stel je een automatisch antwoord in met de WhatsApp Business app voor jouw bedrijf?
  5. Voorbeeld geautomatiseerde antwoorden
  6. Afwezigheidsbericht instellen
  7. Autoreply met begroeting
  8. Wie heeft er geautomatiseerde antwoorden op WhatsApp nodig?
  9. Conclusie over WhatsApp automatische antwoorden

Wat is een geautomatiseerd antwoord op WhatsApp?

pradamas-gifarry-889Qh5HJj4I-unsplash

Een geautomatiseerd antwoord op WhatsApp is een vooraf geschreven bericht dat automatisch wordt verzonden als reactie op bepaalde triggers. Deze triggers kunnen bestaan uit trefwoorden, specifieke zinnen, specifieke contacten of tijdsintervallen.

Een geautomatiseerd antwoord op WhatsApp is alsof je je eigen persoonlijke robotassistent hebt die voor je reageert op berichten! Net als een robot kan een geautomatiseerd antwoord worden geprogrammeerd om specifieke taken uit te voeren op basis van bepaalde triggers.

Bijvoorbeeld, stel je voor dat je op vakantie bent en veel berichten ontvangt van vrienden en familie die vragen hoe je reis gaat. In plaats van handmatig op elk bericht te reageren, kun je een leuk geautomatiseerd antwoord instellen dat zoiets zegt als: "Hallo daar! Ik geniet momenteel van de zon op een tropisch eiland en nip aan een heerlijk kokosdrankje. Ik kom zo snel mogelijk bij je terug als ik weer in de echte wereld ben. Proost!"

Of, als je een bedrijfseigenaar bent, kun je een geautomatiseerd antwoord instellen dat zegt: "Hallo! Ons team is momenteel druk bezig met het maken van geweldige producten en het bieden van uitstekende klantenservice. Houd even vol en we komen zo snel mogelijk bij je terug. Ondertussen, hier is een leuk weetje: wist je dat de gemiddelde persoon zes maanden van zijn leven wacht tot rode lichten op groen springen?"

Zie je, het instellen van geautomatiseerde antwoorden kan een leuke en creatieve manier zijn om te reageren op berichten en mensen te laten glimlachen!

Waarom heb je het nodig- zakelijk of privé?

Het instellen van een geautomatiseerd antwoord op WhatsApp kan bedrijven en individuen helpen tijd te besparen, de klantenservice te verbeteren, verwachtingen te beheren en een professioneel imago te behouden.

Tijd besparen

Automatische antwoorden kunnen tijd en moeite besparen voor individuen en bedrijven die een groot aantal berichten of vragen op WhatsApp ontvangen. In plaats van handmatig antwoorden op elk bericht uit te typen, kun je automatische antwoorden instellen die een snelle en efficiënte reactie bieden.

Klantenservice verbeteren

Automatische antwoorden kunnen bedrijven helpen betere klantenservice te bieden door klantvragen te erkennen en hen te laten weten dat hun bericht is ontvangen. Dit kan vertrouwen opbouwen en de relatie tussen bedrijven en hun klanten versterken, zeker bij koude acquisitie via je website.

Verwachtingen beheren

Automatische antwoorden kunnen helpen verwachtingen te beheren door mensen te informeren wanneer ze een reactie kunnen verwachten. Dit kan frustratie verminderen en misverstanden voorkomen.

Professionaliteit behouden

Automatische antwoorden kunnen bedrijven helpen een professioneel imago te behouden door te zorgen dat berichten altijd worden beantwoord, zelfs wanneer medewerkers niet direct beschikbaar zijn om te reageren.

Hoe stel je een auto reply in voor je persoonlijke WhatsApp-berichten?

adem-ay-zs-41Br0WhQ-unsplash

Om een geautomatiseerd antwoord op WhatsApp te sturen, kun je een externe applicatie gebruiken die deze functionaliteit biedt. Een populaire app hiervoor is "AutoResponder voor WA - Auto Reply Bot," beschikbaar voor Android-apparaten in de Google Play Store.

Hier is hoe je geautomatiseerde antwoorden instelt met AutoResponder voor WA:

  1. Installeer de app vanuit de Google Play Store en start deze op.

  2. Geef de app toestemming om toegang te krijgen tot je WhatsApp-account.

  3. Tik op de "+" knop om een nieuwe regel voor geautomatiseerde antwoorden te maken.

  4. Kies de trigger voor je regel. Dit kan een specifiek trefwoord of zin zijn, een bepaalde contactpersoon of groep, of een tijdsinterval.

  5. Voer het bericht in dat je wilt verzenden als een geautomatiseerd antwoord.

  6. Sla je regel op en schakel deze in.

Hoe stel je een automatisch antwoord in met de WhatsApp Business app voor jouw bedrijf?

WhatsApp Business is een aparte applicatie die is ontworpen voor bedrijven om te communiceren met hun klanten. Het bevat extra functies zoals geautomatiseerde antwoorden, snelle antwoorden en labels om bedrijven te helpen hun gesprekken efficiënt te beheren.

Hier is hoe je geautomatiseerde antwoorden instelt in WhatsApp Business:

  1. Download en installeer WhatsApp Business vanuit de Google Play Store of App Store.

  2. Stel je zakelijke profiel in en verifieer je telefoonnummer.

  3. Ga naar Instellingen en selecteer Bedrijfsinstellingen.

  4. Tik op Afwezigheidsberichten of Begroetingsberichten, afhankelijk van het type geautomatiseerd antwoord dat je wilt instellen.

  5. Tik op Bericht toevoegen en voer het bericht in dat je wilt verzenden.

  6. Kies wanneer je het geautomatiseerde antwoord wilt verzenden (altijd, buiten kantooruren, of aangepast schema).

  7. Sla je bericht op en schakel dit in.

Nu ontvangt een klant die een bericht stuurt naar je WhatsApp Business-account automatisch jouw ingestelde antwoord volgens het schema dat je hebt opgezet. Je kunt ook snelle antwoorden instellen om tijd te besparen op veelvoorkomende klantvragen en labels gebruiken om je gesprekken te organiseren en te prioriteren.

Naast het instellen van automatische antwoorden op WhatsApp, kunnen bedrijven ook overwegen om leadgeneratie-widgets zoals Boei te gebruiken. Boei is een krachtig hulpmiddel dat geen codering vereist en biedt meer dan 50 kanalen, waaronder WhatsApp en Facebook-chat, om bedrijven te helpen contact te maken met hun klanten en leads te genereren. Door de mogelijkheden van automatische antwoorden op WhatsApp te combineren met tools zoals Boei, kunnen bedrijven hun communicatie verbeteren en hun leadgeneratieproces stroomlijnen.

Voorbeeld geautomatiseerde antwoorden

tim-mossholder-z8y36JocqkU-unsplash

Hier zijn enkele voorbeelden van geautomatiseerde antwoorden die je als startpunt kunt gebruiken.

Afwezigheidsbericht instellen

Dit type geautomatiseerd antwoord wordt verzonden als je niet beschikbaar bent om berichten te beantwoorden. Je kunt een afwezigheidsbericht instellen met een persoonlijke begroeting en een bericht dat de persoon informeert dat je niet direct kunt antwoorden.

Voorbeeld: "Hoi! Bedankt voor je bericht. Ik ben momenteel niet bij mijn telefoon en kan niet onmiddellijk reageren. Ik kom zo snel mogelijk bij je terug. Bedankt voor je geduld!"

Autoreply met begroeting

Dit type geautomatiseerd antwoord wordt verzonden zodra iemand een bericht naar je WhatsApp Business-account stuurt. Je kunt dit bericht gebruiken om de persoon te verwelkomen, je bedrijf voor te stellen en extra informatie of een call-to-action te bieden.

Voorbeeld: "Hallo! Bedankt dat je contact hebt opgenomen met [Naam van je bedrijf] via WhatsApp. We staan klaar om je te helpen met alle vragen of zorgen die je hebt. Onze kantooruren zijn van maandag tot vrijdag van 9.00 tot 17.00 uur. Als je directe hulp nodig hebt, bezoek dan onze website of bel ons. Bedankt voor het kiezen van [Naam van je bedrijf]!"

Wie heeft er geautomatiseerde antwoorden op WhatsApp nodig?

Iedereen die veel berichten op WhatsApp ontvangt of zijn communicatie wil verbeteren, kan profiteren van het gebruik van geautomatiseerde antwoorden.

  1. Bedrijfseigenaren: Bedrijven kunnen geautomatiseerde antwoorden gebruiken om betere klantenservice te bieden, verwachtingen van klanten te beheren en hun communicatie te stroomlijnen.

  2. Freelancers en ondernemers: Zij die veel berichten op WhatsApp ontvangen, kunnen geautomatiseerde antwoorden gebruiken om tijd te besparen en hun communicatie met klanten te verbeteren.

  3. Evenementorganisatoren: Kunnen geautomatiseerde antwoorden gebruiken om belangrijke informatie te verstrekken aan deelnemers, zoals evenementenschema's, routebeschrijvingen en contactinformatie.

  4. Persoonlijke gebruikers: Kunnen geautomatiseerde antwoorden gebruiken om hun contacten te laten weten dat ze bezig zijn of weg zijn van hun telefoon.

Er kunnen trouwens ook nadelen zijn aan het gebruik van WhatsApp business. Bedankt altijd of het goed werkt voor jouw bedrijf.

Conclusie over WhatsApp automatische antwoorden

En daar heb je het - de magie van automatische antwoorden op WhatsApp! Of je nu een drukke bedrijfseigenaar, freelancer, evenementorganisator bent, of gewoon iemand die even wil ontsnappen aan het steeds opnieuw typen van dezelfde reactie, geautomatiseerde antwoorden kunnen de dag redden.

Dus de volgende keer dat je je overweldigd voelt door je inbox, onthoud dan dat je het niet alleen hoeft te doen - je betrouwbare automatische antwoord is hier om te helpen. En wie weet, misschien maak je wel iemands dag goed met je gevatte automatische antwoord.

Vergeet niet je automatische antwoord uit te schakelen als je weer klaar bent om deel te nemen aan het gesprek, of je kunt merken dat je veel praat met robots. En geloof ons, robots zijn niet goed in het maken van smalltalk.

Bedankt voor het lezen, en veel plezier met je automatische antwoorden!

Article by

Ruben Buijs

Ruben is de oprichter van Boei en gebruikt meer dan een decennium aan advieservaring bij Ernst & Young om leadgeneratie te optimaliseren. Boei is gespecialiseerd in het omzetten van websitebezoekers in gekwalificeerde leads. Buiten zijn werk is Ruben gepassioneerd over crossfit en geniet hij af en toe van gamen.

Lees meer

Acquisitie betekenis: klanten werven

Wat is de betekenis van acquisitie precies? Is dat de marketing manier om potentiële klanten te werven? Lees wat het is en hoe jij het goed kan gebruiken.

De Nadelen van WhatsApp Business: Wat je moet weten

Ontdek de mogelijke nadelen van het gebruik van WhatsApp Business en hoe dit van invloed kan zijn op jouw bedrijf. Lees verder om meer te weten te komen over de beperkingen en uitdagingen van het inzetten van deze populaire communicatietool.

Terugbelverzoeken Widget: Een Game-Changer

Ontdek hoe terugbelverzoeken je klantenservice kunnen revolutioneren. Help je klanten en laat ze bellen over je product.

Create your first Boei widget now

Ontvang 20% meer gesprekken en zet ze gemakkelijk om in klanten.
Je hoeft ons niet op ons woord te geloven, probeer het gewoon gratis!

URL

https://
https://

Vertrouwd door 10,000+ businesses

Snel in 5-min, zonder code

Jordi Ibrahim Dan Renaat Fran Nitesh